Por quanto tempo minha empresa deve armazenar os documentos?

Guardar. Armazenar. Arquivar. Apesar de serem três verbos sinônimos, as empresas em seu cotidiano fazem o uso deles, porque os seus departamentos de contabilidade têm a responsabilidade de conservar os documentos. Alguns por tempo vitalício, outros não.

É fato que o mundo empresarial está se modernizando e muitos processos estão deixando a vida física para serem apenas digitais, porém isso ainda é pequeno.

No Brasil, muitas informações ainda precisam estar em papéis, formulários e fichas diversas. Muitos questionam a real necessidade desse armazenamento, porém ele se faz necessário caso sua empresa seja submetida a uma fiscalização ou quando alguém vai cobrar alguma dívida dela.

Muitas empresas têm considerado um verdadeiro difícil manter esses documentos todos arquivados, porque com o passar do tempo, o volume de papel só cresce. Por isso, uma alternativa muito mais viável e interessante é recorrer ao serviço de self storage.

Tempo obrigatório por lei para armazenar documentos

Afinal, a documentação tributária precisa ser guardada com segurança durante pelo menos cinco anos, pois esse é o prazo para que o Fisco constitua a existência de um possível crédito tributário ou mesmo emita um auto de infração.

O mesmo prazo vale para que a justiça cobre um tributo. Decorrido os cinco anos, será extinta a existência do crédito tributário e assim o fisco não poderá mais receber.

No que diz respeito aos livros obrigatórios, a lei exige que eles sejam mantidos até que a decadência seja dos prazos decadencial ou prescricional vençam.

Por sua vez, as empresas que contratam trabalhadores rurais e também urbanos devem manter os documentos trabalhistas por pelo menos cinco anos e após a extinção do contrato, os papéis referentes a contratação devem ser mantidos por mais dois anos.

Se a empresa contratar um jovem que ainda não completou 18 anos, esse tempo de guarda dos documentos aumenta. O prazo para a armazenagem só começará quando o contratado atingir a maioridade.

Antigamente, o entendimento era de que os documentos relativos ao FGTS deveriam ficar arquivados durante 30 anos, mas o STF entendeu que esse prazo é excessivo e mudou para cinco anos.

Faz-se necessário dizer ainda que outros documentos, apesar de não contar com uma previsão legal do tempo que devem ficar guardados.

Self storage é a alternativa ideal para uma armazenada segura e livre de burocracia

Papéis ocupam espaços e muitas das empresas já não sabem mais o que fazer com tamanha quantidade de documentos que devem ficar arquivados, pois os escritórios de contabilidade assim como as empresas estão diminuindo os seus estabelecimentos como forma de reduzir os gastos.

Conclusão

Uma alternativa muito viável nessa situação, pois a lei exige que tais documentos fiquem armazenados é a contratação do serviço de self storage.

Alguns acreditam que o gasto é elevado e o serviço é destinado apenas a grandes corporações, porém isso não é verdade!

Com um contrato flexível, livre de burocracia e sem a necessidade de definir de maneira imediata por quanto tempo o espaço ficará locado, o self storage é indicado para escritórios de contabilidade, pois como funciona em horário comercial e até aos sábados. Saiba mais!