Organização. Esse é o fator principal para o sucesso de um escritório de contabilidade, porque além dele ter que cuidar dos documentos que dizem respeito a sua empresa, essa atividade demanda atender e armazenar os documentos dos clientes também.

Por isso mesmo, manter todos os documentos arquivados de uma maneira inteligente é um fator de sucesso. Sem falar que a legislação vigente no país exige o arquivamento, pois nunca se sabe quando o seu escritório ou a empresa de um cliente será submetida a uma vistoria oriunda dos fiscais do governo.

É claro que além de guardar, eles precisam ficar em um local adequado, pois caso contrário, eles estragarão e a sua utilidade ficará comprometida.

Manutenção dos documentos dentro no escritório não é uma boa alternativa

A leis estipulam o prazo para que um documento fique guardado, mas além de saber por quanto tempo eles devem ficar armazenados, faz-se necessário entender que mantê-los no mesmo local onde funciona o escritório de contabilidade não é a melhor alternativa mesmo que eles estejam alocados em pastas ou caixas dentro dos armários.

A manutenção desses papéis dentro do escritório implica que todo o ambiente deve ser muito bem arejado e também precisa ser submetido a dedetização a fim de impedir o aparecimento de pragas que destruirão todos os documentos.

Diante disso, a melhor opção é manter toda essa papelada no self storage, pois esse segmento foi criado para essa finalidade. Contudo, de nada adiantará levar os itens para o seu box de qualquer jeito.

A forma mais eficiente de “colocar a casa em ordem” antes de levar para a auto armazenagem é pedindo para que um membro de cada departamento relacione os documentos que precisam ser guardados e por quanto tempo.

Posteriormente, eles deverão ser separados levando em consideração a sua importância ou, ainda, se é preciso apresentar ao poder público em caso de fiscalização. Jamais deixe de lado os papéis que tratam de impostos ou contribuições, porque se for pago fora do dia será preciso arcar com juros e multa.

Viu como não é tão fácil assim manter os documentos organizados. Em um escritório de contabilidade é quase impossível!

Contudo, após ter sido feita toda essa alteração, o profissional pode surgir ao cliente que faça a locação de um self storage para a manutenção de todos esses itens organizados e protegidos, pois nunca se sabe quando a fiscalização irá bater na sua porta.

Self storage foi criada para atender a necessidade do escritório de contabilidade e de outros segmentos comerciais

Além de indicar essa opção ao seu cliente, seu escritório não só pode como deve apostar na locação do box pois com a diminuição dos arquivos e mais espaço sobrando, fica fácil conquistar novos clientes.

Usando o self storage seu escritório permanecerá sempre arrumando e se for preciso buscar algum papel não há nenhuma dificuldade, pois é só pegar a chave do espaço locado ir até lá e fazer a retirada.

Conclusão

Tudo é muito seguro, porque nenhum funcionário da Guarda Bens tem acesso ao box locado e a vigilância é 24 horas assim todos os seus documentos estão guardados de uma maneira muito segura e ao mesmo tempo muito eficiente.