Como organizar arquivo morto?

Os documentos de uma empresa merecem atenção especial apesar de muitos acharem que isso não passa de perda de tempo! Entretanto, seja uma grande empresa ou um pequeno empreendedor é fundamental guardar todos os papéis, pois por meio deles é a única forma de tornar os processos mais ágeis.

Com o objetivo de ajudar a organizar o arquivo morto da sua empresa, nós da Guarda Bens SP traremos dicas preciosas. A ausência de organização dos papéis faz com que sua empresa apresente desgastes, porque muitas vezes não dá pra achar o que está perdido ou ninguém sabe.

O que é mais perigoso é que dependendo da situação, sua empresa pode sofrer com prejuízos financeiros e isso pode fazer com que seu negócio fique desestruturado.

Os escritórios de contabilidade ou de advocacia devem contar com os serviços da Guarda Bens, porque o box é o ambiente perfeito para que os documentos fiquem controlados e como resultado, sua empresa terá maior eficiência e produtividade.

Todos os papéis devem ficar sempre juntos!

Para manter todos os documentos organizados no espaço locado na Guarda Bens, o primeiro passo é manter todos os papéis juntos. Pode parecer que isso vai dar muito trabalho e não se engane, porque vai mesmo, mas essa ação é mais do que necessária.

Por isso, abra todas as gavetas, armários, depósitos e pastas e junte tudo em caixas ou pastas para que o transporte seja feito até o box locado. O ideal é que você não desista da organização mesmo que ela demore dias, semanas ou meses.

Não deixe o serviço pela metade, porque você terá mais trabalho. Essa recomendação é importante ser seguida, pois isso vai evitar que seu arquivo morto não passe de um depósito de documentos desorganizado.

Descarte os papéis desnecessários

A segunda dica é os papéis que não necessários devem ser descartados. Por isso, não saia jogando qualquer coisa, porque muitos deles são fundamentais para o funcionamento da empresa.

Se sua empresa lida com papeis de clientes, a atenção deve ser dobrada, porque se perder um deles, o empreendedor pode sofrer com problemas financeiros e judiciais. Devem ficar em segurança: testamentos, escrituras, Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e carnês do INSS.

Para não descartar o que não pode, pergunte antes de fazê-lo para uma empresa especializada ou para um advogado que você confie.

Documentos devem ser separados em categoria

Vencida as duas primeiras etapas, agora é hora de pegar os documentos e separá-los em diferentes categorias. Cada empresa tem diferentes categorias e elas devem ser separadas segundo a sua necessidade.

Coloque em pastas ou caixas os papéis, mas não misture documentos relacionados a finanças ou seguros. O futuro ficará organizado a partir do momento que você faz essa classificação e deixa alguém em sua empresa responsável pela separação dos papeis todos os dias.

Uma dica eficiente é contar com pastas de cores diferentes, mas não só isso, use adesivos para identificar o que tem no seu interior. Não use qualquer tipo de material, prefira os mais resistentes, porque o tempo vai passar e os documentos precisam ficar bem guardados, pois nunca se sabe quando você vai precisar de um deles.

Donos de pequenas empresas tem problema com a falta de espaço e, por esse motivo, o serviço de autoarmazenagem acaba sendo uma opção muito interessante. Por isso, é hora de contar com a Guarda Bens Self Storage.

Essa alternativa não vai pesar no seu bolso, mas mais do que isso, os seus documentos ficarão sempre organizados. O espaço onde você mantém a sua empresa ficará sempre organizado, porque sua aposta foi simples, mas muito eficiente.

A vantagem da Guarda Bens é que você poderá ter acesso ao interior do box desde que seja sempre no horário de funcionamento da empresa. Outro ponto que pesa a favor da locação dos boxes é a facilidade.

Diferentemente de uma imobiliária, será preciso apenas levar seus documentos pessoais, pagar o primeiro aluguel e, pronto, seu box na Guarda Bens SP já está locado e já é possível levar todos os seus documentos para lá.

Com isso, todos os seus documentos permanecerão não só organizados como também seguros e na hora que você precisar, é só ir lá buscar! Essa mudança será positiva para a empresa, porque ele vai ganhar em eficiência e os papéis estarão em um local ideal.

Sem falar da segurança que todos os papéis estarão sempre seguros e livres de ácaros e roedores, porque a Guarda Bens Self Storage mantém todos os ambientes sempre limpos e dedetizados.

Todos os colaboradores devem conhecer a maneira como os documentos foram organizados no box

Acima, falamos sobre as etapas que envolvem a organização dos documentos. Agora, é importante ainda que todos os seus funcionários trabalhem e muito para que todos os documentos permaneçam sempre em ordem.

A dica é não centralizar essa responsabilidade sobre uma pessoa. Todos os colaboradores devem saber onde os documentos estão e como devem trabalhar para mantê-los organizados.

Organização do box deve ser executada com frequência

Uma organização robusta passa pela periodicidade. Por isso, o box deve ser organizado com certa frequência, pois isso vai fazer com que os arquivos permaneçam sempre atualizados. O local de armazenagem precisa de uma atenção especial de todas as pessoas que buscam documentos no espaço.

No espaço, será preciso definir um espaço para que as pessoas circulem entre os documentos e as estantes. Para que a pessoa não tenha dificuldade na hora de encontrar a papelada, distribua as estantes ou as prateleiras de forma que seja possível circular por todas as áreas do box.

Como já mencionamos, mantenha tudo sempre bem organizado, pois isso impedirá que os documentos não se percam e mais do que isso, eles mantenham a integridade que é tão necessária.

Por fim, já falamos que a forma de identificação é necessária, mas ela dever ser conhecida por todos os funcionários, porque em determinada situação um funcionário que não participou do processo de organização precisa buscar um documento.

Gostou das dicas da Guarda Bens? Agora, entre em contato com a nossa equipe e busque mais informações para locar o nosso box e manter os seus documentos sempre organizados.