No meio empresarial, sempre tem aquele momento em que é preciso encontrar documentos relevantes e confidenciais, como contratos, notas de pagamentos e diversas outras informações, e, às vezes, é bem difícil de achá-los. Boa parcela das pessoas que fazem parte do ambiente corporativo já viveu algum contratempo parecido, enquanto o prazo para deixar tudo viável vai se apertando – praticamente uma luta contra o relógio.

Situações assim fazem parte da sua rotina profissional com certa frequência? Então, é preciso admitir que a má organização documental necessita urgentemente ser resolvida. Contribuir para a queda da produtividade e até com prejuízos financeiros para a empresa pode estar ligado a esse fator mais do que se imagina. Claro, já de um bom tempo, existe a digitalização de documentos, mas, ainda assim, muitas empresas necessitam da existência de papéis e documentação física em suas estruturas e processos.

Neste artigo, você vai ficar sabendo como gerenciar essa documentação por meio da guarda documental, como essa solução funciona e quais seus benefícios.

A terceirização da guarda de documentos

A guarda de documentos é uma alternativa para empresas que possuem pouco ou nenhum espaço disponível para guardar seus documentos. Por essa razão, recorrer à terceirização de guarda documental garante a qualidade e também o controle desses arquivos. Assim, é possível manipular todo e qualquer documento com a guarda, seja da área contábil, quanto da área trabalhista, como por exemplo: notas fiscais e documentos originais.

Ao optar pela terceirização, a empresa livra-se circunstancialmente de todas as exigências que teria que enfrentar para o armazenamento dos documentos em seus próprios domínios físicos, como o alto investimento de capital em galpões, armários e prateleiras, controle contra possíveis acidentes, energia elétrica e climatização, e, principalmente, profissionais qualificados para que os documentos possam se manter em segurança e sem correr o risco de serem danificados, por exemplo. Na prática, é uma economia considerável de verba e de utilização do próprio espaço para outros fins. O desenvolvimento da empresa agradece.

Algumas vantagens

Aproveite a oportunidade de utilizar esse serviço e realize logo toda a catalogação e a indexação dos documentos antes de armazená-los, organizando por clientes, temas e categorias, variando de acordo com o segmento que sua empresa segue e também seguindo metodologias arquivísticas próprias para este modelo de gestão. Assim, garante-se que qualquer documento esteja sempre seguro, principalmente aqueles de extrema importância.

Outro notável benefício em manter os documentos arquivados fora das empresas é a contribuição para que casos de panes elétricas, danos por fungos ou pragas e extravios de documentos sejam evitados. As empresas de terceirização possuem sistemas que proporcionam a segurança dos documentos, agindo na prevenção de possíveis riscos que podem afetar a integridade destes.

Não há dúvidas: o armazenamento eficiente de documentos é aquele que otimiza os processos, facilita a gestão e contribui para uma alta performance no dia a dia do profissional. Seguir essa dica é estabelecer uma prática efetiva de arquivamento de documentos e obter melhores resultados para a sua gestão.

Atenção: estabelecer regras de acesso aos documentos da empresa, além de ser uma prática importante para a organização documental, é fundamental para garantir a segurança das informações, evitando perdas, erros ou outras falhas no processo.

Curtiu o nosso conteúdo de hoje? A sua empresa já teve ou tem alguma experiência na terceirização da guarda documental ou já tinha se deparado com essa informação anteriormente? Conta aqui pra gente, deixando o seu comentário.

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