Muitos escritórios de advocacia em São Paulo ou em todo o Brasil já não sabem mais o que fazer, pois a cada dia que passa aumentam as pilhas de processo. É fato que elas são essenciais para o trabalho, porém, também ocupam um grande espaço físico.

Nesse cenário, o self storage surge como uma opção mais viável economicamente, pois o cliente loca um espaço conforme a sua necessidade. Porém, de nada adiantará deixar os papéis no box alugado de qualquer forma, pois na hora em que for preciso, pesquisar alguma coisa, a dor de cabeça começa.

Por isso, te daremos 4 dicas para manter o seu box com todos os seus processos organizados de uma maneira eficiente.

1- Deixe no escritório apenas o que é necessário para a rotina

É comum ter muitos livros por todo o escritório e também objetos de uso pessoal. A melhor maneira de otimizar o seu escritório é tirando dele tudo o que não é realmente importante para o seu funcionamento. Assim, é só separar e fazer o armazenamento dos itens no seu espaço.

2- Padrão de cores ajudará a identificar cada processo guardado

Antes de selecionar os documentos que devem ir para o self storage, é importante separar cada um usando cores diferentes. É fundamental fazer uso da mesma cor de pasta para os mesmos temas.

As etiquetas devem ser colocadas em locais que sejam fáceis de serem vistos, pois assim é só chegar e pegar o documento que é preciso naquele momento.

Dependendo da quantidade de processos a serem guardados, uma alternativa é fazer um índice onde estará descrito a relação entre cor e tema. Assim, é só recorrer a ele antes de ir até o self stoarage.

Use as pastas do tipo caixa para guardar os processos, porque elas são capazes de suportar um volume mais elevado de documentos. Lembrem-se de comprar umas a mais, pois a tendência é sempre crescer o número de processos a serem arquivados.

3- Armazenamento deve ser feito somente daqueles que não estão mais em uso

Inevitavelmente, todas as pessoas acabam acumulando muitos papéis. Ao realizar a organização, é importante ver quais são os itens que não estão mais em uso para que eles sejam armazenados em uma pasta diferente.

Depois de guardar todos os documentos que estavam desorganizados, se não for possível levar até o self storage todos os dias devido à distância, tire um dia da semana para guardar todos os papéis que ficaram no escritório ao longo da semana.

4- Tenha um software gerenciador

Além de ter as cópias físicas dos processos, o uso de um software é muito benéfico, pois nele ficam cópias dos documentos, os números do processo e outras informações relevantes. É fato que ele é uma ótima ferramenta para manter a sua rotina organizada.

Sem contar que com a ajuda dele fica mais fácil ter uma programação do que é preciso fazer, qual processo devo buscar no self storage para dar mais uma estudada antes da audiência ou, ainda, atender o melhor cliente de uma maneira personalizada, pois consigo lembrar exatamente do seu processo.